Fondų komplektavimo klausimai

Mon

10

Feb

2014

Kaip apiforminamas makulatūros išvežimas?

 Pagrindiniai dokumentai yra: nurašymo aktas (jo formą galima rasti Bibliotekų apsaugos nuostatuose) patvirtintas komisijos, mokyklos direktoriaus ir įmonės, kuri išveža, perdavimo priėmimo aktas, kur nurodomas makulatūros svoris ir kiek už ją sumokėta.

 

1 Comments

Sun

07

Jul

2013

Kiek per metus galima nurašyti dokumentų?

Rekomenduojama, kad nurašymas neviršytų metinio naujų dokumentų gavimo. Teisės aktuose nenurodoma, ar  turi neviršyti gavimo pagal fizinius vienetus ar pagal nurašomų - gaunamų dokumentų kainą. Paprastai orientuojamasi į lėšas.

2 Comments

Thu

20

Jun

2013

Dėl laikraščių ir žurnalų apskaitos

  Apie periodinių leidinių tvarkymą kalba šie "Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų"  punktai:

18.1. į inventoriaus knygą įtraukiami visi dokumentai, išskyrus periodinius, normatyvinius, grupuojamuosius dokumentus, jei šie nepaliekami archyviniam arba neterminuotam saugojimui, taip pat prenumeruojamus elektroninius dokumentus;
18.11. grupuojamieji ir periodiniai dokumentai neinventorinami, jų registravimui ir vienetinei apskaitai naudojamos specialios formos registracijos kortelės. Bibliotekose, fondo apskaitai naudojančiose
technines priemones, jie registruojami ir apskaitomi, naudojant šių Nuostatų 3-5 prieduose nustatytus privalomus atitinkamų dokumentų registravimo elementus.
19.4. lėšos, išleistos prenumeratos būdu gautiems, terminuoto saugojimo dokumentams (periodiniams leidiniams, DB), pasibaigus finansiniams metams, nurašomos ir apskaitos knygoje nefiksuojamos. Fiksuojama tik tokia suma, už kurią paliekami leidiniai archyviniam ar neterminuotam saugojimui;
Taigi,  remiantis šiais nuostatais kiekviena biblioteka pasitvirtina savo
nuostatus, kuriuose nustato periodinių leidinių saugojimo trukmę.
Periodiniai leidiniai nei į inventorinę, nei į bendrąją apskaitą netraukiami, nebent biblioteka būtų numačiusi juos saugoti neterminuotai. 

0 Comments

Thu

20

Jun

2013

Kaip apskaičiuoti fondo dydį lentynomis metrais?

 Lentynos metras – papildomasis bibliotekos fondo apskaitos vienetas, kuriuo matuojamas dokumentų skaičius, telpantis viename lentynos metre. Viename lentynos metre vidutiniškai telpa: knygų - 50; rankraščių - 350; tęstinių leidinių - 110; žurnalų - 150; natų leidinių - 100; natų lapų - 700 fizinių vienetų.

2 Comments

Wed

19

Jun

2013

Dovanotų ir paramos būdu gautų knygų įforminimas

 Dovanotiems spaudiniams surašomas priėmimo aktas. Jeigu nėra
lydimojo dokumento, tame akte nustatomos ir kainos.  Tada leidinai įtraukiami į bibliotekos knygų fondo  apskaitą.  Vadovaujantis Bibliotekos apsaugos nuostatų  18.5 punktu, dovanotiems dokumentams pildoma atskira inventoriaus knyga; apskaitos dokumentus pildant techninėmis priemonėmis, būtina užtikrinti galimybę, esant reikalui, išspausdinti vardinį dovanotų dokumentų sąrašą.

 

  Kad gauti paramą, mokykla turi turėti paramos gavėjo statusą. Manau, kad visos mokyklos jį turi. Bibliotekai atskirai nereikia, nes ji yra mokyklos struktūros dalis.
   Bibliotekinis paramos būdu gautų ar dovanotų knygų įforminimas yra toks pat. Knygos gaunamos su lydimuoju dokumentu, jeigu nenurodytos kainos, sudaroma komisija ir jos įkainojamos. Buhalterinėje apskaitoje parama pagal Lietuvos Respublikos labdaros ir paramos įstatymą deklaruojama Valstybinei mokesčių inspekcijai. Paramos teikėjui tada taikomos mokestinės lengvatos.

6 Comments

Wed

19

Jun

2013

Laikino pobūdžio leidiniai

  Laikino pobūdžio leidiniai - tai kalendoriai, reklaminiai plakatai, proginiai leidinukai ir kita greitai senstanti, prarandanti aktualumą informacija. Vadovaujantis Bibliotekų fondo apsaugos nuostatais, laikinojo pobūdžio dokumentų, saugojimo terminus nustato pati biblioteka. Pvz. reklaminius leidinius - 0,5 metų, laikino pobūdžio brošiūras - iki 1 metų, laikraščius - 1 metus. 

0 Comments

Wed

19

Jun

2013

Kaip nurašyti nereikalingus leidinius?

  • Dokumentai gali būti nurašomi iš fondo apskaitos, pripažinus juos nereikalingais arba netinkamais (negalimais) naudoti dėl šių priežasčių: nusidėvėjo ir/ar vartotojų sugadinti; turinio požiūriu tapo neaktualūs; prarasti vartotojų ir šis faktas atitinkamai įformintas; perduoti į mainų fondą; dėl kitų priežasčių prarasti dokumentai (sunaikinti (sugadinti) avarijų, gaisrų ir kitų stichinių nelaimių metu) šiuos faktus atitinkamai įforminant. 
  • Dokumentų nurašymui  sudaroma komisija, įtraukiant į ją administracijos, buhalterijos ir bibliotekos atstovus.
  • Nurašymo aktas sudaromas vadovaujantis Pripažintų nereikalingais arba netinkamais (negalimais) naudoti bibliotekos dokumentų nurašymo aktu (Bibliotekų apsaugos nuostatai, 10 priedas). Pagal kiekvieną dokumentų nurašymo priežastį surašomas atskiras aktas. 
  • Aktas yra pagrindas dokumentų išėmimui iš bibliotekos fondo; jų bibliografinių įrašų pašalinimui iš bibliotekos katalogų, kartotekų, DB, išbraukimui iš vienetinės ir bendrosios fondo apskaitos; balansinės vertės nurašymui iš buhalterinės apskaitos dokumentų. Techninėmis priemonėmis vedančių apskaitą bibliotekų nurašomų dokumentų inventoriniai numeriai išbraukiami ir iš atspausdintų inventoriaus knygos puslapių. 
  • Rekomenduojama, kad dokumentų nurašymas neviršytų metinio naujų dokumentų gavimo, daugiau dokumentų gali būti nurašoma, suderinus su steigėju. 
  • Nurašomų dokumentų vertė akte nurodoma (rubliais, talonais, litais) pagal inventoriaus knygą, akto pabaigoje bendra suma turi būti perskaičiuota pagal nurašymo metu Lietuvoje galiojančius piniginius vienetus.
0 Comments

Wed

19

Jun

2013

Kaip įforminti gautas knygas?

  • Gaunami dokumentai priimami į biblioteką su lydimuoju dokumentu (sąskaita-faktūra, perdavimo-priėmimo aktu, dovanojimo aktu ar kitais dokumentais).
  • Patikrinama, ar atitinka knygų pavadinimai ir egzempliorių skaičius su įrašu lydimajame dokumente, ar nėra dokumentų su defektais.
  • Visi naujai priimti dokumentai ženklinami. Ženklinimui naudojami priklausomybę žymintys antspaudai, individualūs skaitmeniniai brūkšniniai kodai, knygų ženklai. Antspaudas, kuriame nurodytas bibliotekos pavadinimas, negadinant dokumento teksto ir iliustracijų, dedamas antraštinio lapo kitoje pusėje ir 17 puslapio kairiajame kampe po tekstu, žurnaluose, laikraščiuose, vaizdiniuose leidiniuose – viršelyje arba pirmajame puslapyje.
  • Leidinio nugarėlės dešiniajame kampe rašomas lentyninis šifras, kurį sudaro UDK indeksas ir autorinis kodas. 
  • Gaunami dokumentai įrašomi į vienetinę ir bendrąją fondo apskaitą.
  •  Vienetinei fondo apskaitai yra naudojama Bibliotekos fondo inventorinė knyga. Reikalingi duomenys rašomi iš dokumento antraštinių duomenų. Kiekvienam dokumentui suteikiamas atskiras inventoriaus numeris, kuris įrašomas į dokumentą po antspaudais.     Pildant techninėmis priemonėmis inventoriaus knyga periodiškai turi būti spausdinama, priklausomai nuo gaunamų ir inventorinamų dokumentų kiekio. Spausdinamas tik užpildytas visas puslapis, nurodant puslapio numerį ir spausdinimo datą.  
  • Suinventorinus ir įrašius į bendrąją apskaitą, lydimąjame dokumente daromas įrašas “ ... egz. dokumentų už sumą ... Lt ... ct priimta, įrašyta į bendrąją fondo apskaitos knygą Nr.... ir bibliotekos fondo inventoriaus knygą nuo Nr. ... iki Nr. ... . Be to, priimta ... egz. laikinojo saugojimo dokumentų, neįtraukiamų į inventoriaus sąrašus už sumą ... Lt ... ct. Atsakingo asmens parašas. Data.” 
  • Lydimasis dokumentas perduodamas buhalterijai, o kopija pasiliekama bibliotekoje. 
1 Comments

Rask mus Facebook'e